Der erste Eindruck zählt

Begrüßen Sie Ihre Kunden mit einer hochwertigen Anrufbeantworteransage.

Das Telefon ist auch in Zeiten des Internets Kommunikationsmedium Nummer eins. Sichern Sie sich mit einer professionellen Anrufbeantworteransage am Telefon einen Wettbewerbsvorteil gegenüber Ihren Mitbewerbern.

Ihre Vorteile
  • Ihr Unternehmen erhält einen einheitlichen Markenauftritt - auch am Telefon
  • Eineprofessionelle Anrufbeantworteransage sorgt für ein positives Image
  • Wartezeiten Ihres Kunden werden zum verkaufsfördernden Instrument
  • Günstige Produktionskosten schonen Ihr Budget
Jetzt Demos anhören: So könnte auch Ihre Anrufbeantworteransage klingen.

 

Anrufbeantworter - Der erste Eindruck zählt!

Wussten Sie dieses? Es braucht nur einen Sekundenbruchteil, um den ersten Eindruck über einen Menschen in unserem Gehirn zu verfestigen. In dieser kurzen Zeit manifestiert sich die Einschätzung, ob der oder die Andere vertrauenswürdig und sympathisch ist oder nicht. Diese Erkenntnis wird mittlerweile von vielen Unternehmen genutzt, wenn es darum geht, die eigene Corporate Identity zu stärken und damit direkt oder indirekt Umsätze zu generieren.

So sollte es für jedes Unternehmen selbstverständlich sein dass alles getan wird, bereits in den ersten Sekunden möglichst einprägsam und vertrauensbildend an seine Kunden und Kooperationspartner heranzutreten. Dieses erstreckt sich auf alle Kommunikationsinstrumente wie zum Beispiel auch Internetauftritte. Besonders wichtig ist dieses jedoch in allen Bereichen der Direktkommunikation und hier nicht nur bei Messen, Besuche von oder bei Kunden etc. sondern auch bei Telefonaten. So muss es auch für Mitarbeiter im Innendienst selbstverständlich sein, alle Anrufe jederzeit freundlich und kompetent entgegen zu nehmen.

Aber was ist, wenn ein Kunde oder Geschäftspartner außerhalb der Geschäftszeit anruft oder der Anruf nicht sofort entgegen genommen werden kann, weil der entsprechende Mitarbeiter gerade im Gespräch ist oder sich gerade nicht am Platz befindet? Dass man aus den verschiedensten Gründen nicht rund um die Uhr im Büro sein können, ist selbstverständlich – aber genauso selbstverständlich muss es sein, dass der Anrufer auch dann das Gefühl hat, willkommen zu sein, wenn der gesuchte Gesprächspartner gerade nicht erreichbar ist.

Hier gilt es, den Kunden oder Geschäftspartner mit Hilfe eines Anrufbeantworters auf eine möglichst ansprechende Art und Weise darüber zu informieren, dass sein Anruf im Moment nicht entgegengenommen werden kann. Dieses ist besonders bei Erstanrufern und potenziellen Kunden wichtig. Marketingstudien zeigen, dass mehr als zwei Drittel der Erstanrufer sofort wieder auflegen, wenn in der Warteschleife entweder nichts weiter als Stille zu hören ist oder sie sich in einer Endlosschleife den Satz: „Please hold the line“ oder „wait a little and we'll connect you with the next free contact person“ anhören müssen – und dieses dann auch noch ohne Musik. Auch bei Floskeln wie zum Beispiel „Guten Tag, Sie sind verbunden mit der Mailbox von xyz, bitte sprechen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton“ darf man sich nicht wundern, dass die Mehrheit der Anrufer entnervt auflegt, statt eine Nachricht zu hinterlassen. Spätestens jetzt ist es Zeit für einen Ansagetext, der potenzielle Kunden dazu bringt nicht sofort wieder aufzulegen und ihnen eine eventuelle Wartezeit so angenehm wie möglich zu machen.

Was gehört auf den Ansagetext des Anrufbeantworters?

Freundlicher Empfang

Der Ansagetext sollte mit einem „Herzlich willkommen“ oder einem „Guten Tag“ beginnen, ergänzt um Name, Position und Firmennamen. Dabei muss eine freundliche Stimme den Anrufer begrüßen und um ein wenig Geduld bitten, bis die Leitung wieder frei ist oder den einen Hinweis geben, warum man zur Zeit nicht zu erreichen ist. Auch der Satz: „Bitte legen Sie nicht auf, Ihr Anruf ist uns wichtig. Der nächste freie Mitarbeiter wird Ihren Anruf entgegen nehmen“ kann Wunder wirken.

Informationen zur Erreichbarkeit

Zu einer guten Ansage gehört auch das Angebot, eine Nachricht zu hinterlassen oder die Information darüber, dass man bei nächster Gelegenheit gerne zurück ruft. In diesem Zusammenhang muss die Ansage darüber informieren, welche Informationen vom Anrufer benötigt werden, um sein Anliegen zu bearbeiten, zum Beispiel „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht, Ihren Namen und Ihre Telefonnummer.“ Gegebenenfalls kann man auch dem Anrufer die Möglichkeit geben per E-Mail zu kontaktieren, zum Beispiel durch den Satz: „Wenn Sie möchten, können Sie uns auch per E-Mail unter kontakt@firmamustermann.de erreichen.“

Gute Verständlichkeit

Hier ist eine undeutliche Sprechweise genauso zu vermeiden wie auch eine monotone Ausdrucksweise. Auch sollte man dem Anrufer keinen Dialekt zumuten. Bei einem internationalen Kundenkreis sollte die Ansage nicht nur zweisprachig wie zum Beispiel „deutsch und englisch“, sondern auch durch Fremdsprachen Native-Speaker erfolgen.

Ein freundlicher Abschied und Dank für den Anruf

Ein unbedingtes Muss!

Kurz gefasster Inhalt

Einige wenige Sätze reichen völlig aus, Floskeln sind unbedingt zu vermeiden. Die gesamte Ansage sollte nicht länger als ca. 30 bis Sekunden dauern. So gilt auch für Anrufbeantworter-Ansagen gilt die bekannte KISS-Regel: „Keep it short and simple“. Die Sache mit der Musik Zu Recht gilt Musik als der „Schlüssel zur Seele". Diesen Schlüssel sollte man auch bei einer Telefonansage über einen Anrufbeantworter nutzen. Auch hier vermag Musik Emotionen erzeugen, Stimmungen aufbauen und für Entspannung sorgen. So haben amerikanische Marketingstudien gezeigt, dass die Verweildauer beim Zuhören einer automatischen Telefonsage um das drei- bis vierfache vergrößert wird, wenn die Zeit durch eine angenehme Wartemusik überbrückt wird. Allerdings sind Stücke wie zum Beispiel von Bach oder Händel ein absolutes No-Go. Je populärer ein Musikstück ist, umso länger die Verweildauer. Und warum nicht auch eine eigens für ein Unternehmen komponierte und produzierte Musik in Form eines Werbejingles oder einen Companysongs einsetzen? Um unnötige Mehrkosten zu vermeiden sollte aber bei allen Musikstücken beachtet werden, dass es sich um Gema-freie Musik handelt.

Infoline

Mit aktuellen Informationen und Angeboten versehen, kann man aus einer einfachen Telefonansage seinen ganz persönlichen, individuellen Werbeträger machen. Warum also nicht diese Möglichkeit nutzen, einen Anrufer mit interessanten Zusatzinformationen zu versorgen? Insbesondere auch darum, weil Info-Lines zu den kostengünstigsten Werbeträgern zählen, wenn man sie im Rahmen einer Warteschleifenansage benutzt. Auch hier haben entsprechende Marketingstudien belegt, dass durch diese Form der Koppelwerbung die Verkaufszahlen der Produkte und Dienstleistungen signifikant ansteigen, sofern diese Ansagen professionell gemacht sind.

Telefonansage - akustische Visitenkarte!

Bei jeder Erstellung einer Telefonansage muss man sich bewusst sein, dass eine solche eine akustische Visitenkarte ist, die als Bestandteil der Performance eines Unternehmens direkt oder indirekt zum Verkaufserfolg und zur Kundenbindung beiträgt. So sollte man nichts dem Zufall überlassen und sich mit uns als spezialisierten Dienstleister für Telefonansagen mit über 10 Jahren Erfahrung einen Partner an seine Seite zu holen, der genau weiß, worauf es ankommt – von der Beratung über die Konzeption bis hin zum fertigen Endprodukt.

Häufig gestellte Fragen - FAQ`s zu unseren Telefonansagen

Welche Sprachen sind möglich?

Die voreingestellten Standardsprachen sind Deutsch und Englisch, es ist auch eine Anrufbeantworteransage in beiden Sprachen ist möglich. Selbst weniger häufig angefragte Sprachen wie zum Beispiel Spanisch, Russisch oder Französisch, können gebucht werden.

Ist vor einer Entscheidung eine Sprachprobe möglich?

Man kann vorab eine Sprachprobe eines jeden unserer Sprecher anhören, um sich von seiner Qualität zu überzeugen.

Kann zwischen einer männlichen und weiblichen Stimme gewählt werden?

Dieses ist ohne weiteres möglich. Auch kann man bei Bedarf zwei Sprecher auswählen, um eine Telefonansage aufnehmen zu lassen, in der sich eine männliche und eine weibliche Stimme abwechseln.

Aus wie vielen Musiktiteln kann gewählt werden?

Wir haben über hochwertige 100.000 Titel im Archiv, also für jeden Anlass das passende Stück. So haben Sie die Möglichkeit, die Titel mit ihrem Business in Einklang zu bringen.

Sind die Musiktitel Gemafrei?

Wir stellen unseren Kunden ein umfangreiches Archiv an gemafreier Musik zur Verfügung.

Erfolgt die Erstellung der Telefonansage in einem Tonstudio?

Es erfolgt eine professionelle Produktion in unserem Tonstudio.

Sind auch Mailboxansagen auf Mobiltelefone möglich?

Wir produzieren auch für Handymailboxen die passende Ansage, sodass unsere Kunden auch außer Haus nicht auf den gewohnten Komfort verzichten müssen.

Ist auch ein Einspielservice möglich?

Verfügt ein Anrufbeantworter nicht über die Möglichkeit, Ansagen direkt eingespielt zu bekommen, so bieten wir unser Einspielservice an. Dabei wählen wir uns direkt aus unserem Studio in die Mailbox des Kunden ein und hinterlegen die Ansage. Dies funktioniert bei allen Systemen, die aus der Ferne administriert werden können (Handymailbox, iPhone, Telekom SprachBox, Telekom SprachBox IP, FRITZ!Box, etc.).

Ausführliche Informationen & Demos finden Sie unter www.anrufbeantworter24.com